代理出席でもできることはたくさんある

出張の日程がどうしても定例会と重なってしまうと、代理出席を使うことがあります。
僕の代理出席についての考え方をお伝えします。

 

■定例会の質をキープするために

 

代理の参加者には、自分の代わりにウィークリープレゼンテーションをしていただきます。
限られた時間の中で話をして頂くため、代理の方が上手くプレゼンをできないことがあります。
そうすると残念ながら定例会の質が落ちてしまいますし、代理の方もきっと申し訳ない気持ちになりますよね。

代理の方が短い時間で喋りやすい文章を書いてあげることもできるでしょうし、用意した文章の中に代理の方のT-upを含めてあげることもできるでしょう。代理の方にも役割を楽しんでもらいつつ、定例会の質も上げる。そのためにできることはたくさんあります。

リファーラル発表もその一つです。

代理の場合もリファーラルの発表をするべきだと僕は思っています。
リファーラルの発表自体は、テキストフォーマットを作ってあげれば可能です。

僕がバイスプレジデントの役職に就いたとき、
代理の場合、コネクトのリファーラル入力をされない方が多くいました。

メンバーへの貢献がその週まったくできなかったのでしょうか?

代理だからやらなくても良い、楽しちゃおうなんて気持ちがどこかにあったのかもしれませんね。

代理はあくまでも代理であって、欠席ではありません。
代理だからリファーラルが0件というのは、少し残念です。

逆に、代理にもかかわらず、
しっかりとリファーラルを出していたら、
休んでいるのにすごいなと思っている人もいるかもしれません。

いずれにしても、そういった配慮や準備を代理の人にお願いすることで、定例会が盛り上がります。

 

■メンバーのために

 

定例会はメンバーにとっては、
ステキなビジターと出会える場所でもあります。

なので、誰でも代理にしていいという訳ではありません。

できるだけ以前にいらしたビジターさんで、
アプリマチャプターへの関心度が高い人を優先的に声をかけるようにしています。

代理で来る方が、はじめてお会いする人の方が刺激的で、楽しいと思いませんか?
もしくは社員や後輩が来るとしても、やる気満々で貢献をしようと言う方や、

学びに来ている!楽しみに来ている!と言う方が良いと思いませんか?

多くはありませんが、たまにこういう代理の方がいらっしゃいます。

欠席や遅刻をしてくる。居眠りをしている。携帯をいじっている。
社長に言われたから仕方なく来ている感満載の方です。
もし自社の社員がそんな態度で定例会に参加をしていたら、
社員でなくとも友人がこんな参加態度だったら?

自分の会社の看板に泥を塗っていることになりませんか?

代理を立てるのであれば、メンバーのためになるかどうかが一番大事。
メンバーのためになる代理ってなんだろうって考えるところから始めてみると、
自分が参加をできなくても、定例会に貢献をできるかもしれません。

 

■代理人のために

 

代理をお願いするということは、
少なくともその人に大切な時間を割いていただくということです。

代理にスポットライトが当たるように、
工夫をします。

ウィークリープレゼンテーションの中に すこし代理の人の強みや、人柄が分かるような内容を入れてあげて少しでもスポットライトを当てるようにします。

また、事前にチャプターメンバーのメッセージグループに、
代理の方の強みやギブできそうなこと、繋がったら広がりがありそうなメンバーへの根回しなど、代理が当日の定例会を楽しめるように準備をします。

 

そして、

僕が自社の社員を立てる場合は課題を出しています。

・メンバーへのリファーラル見込みを何件見つけてこれるのか?
・メンバーの面白いプレゼンをレポートしてもらう

など

代理の方も目的があった方が、時間を有効に使えますし、
誰かに伝えるという理由がある方が、
集中して定例間の時間を過ごしてもらうことができます。

 

以上が、僕が代理出席について思うことです。

今日書いた内容は、BNIのルールではないので、
自分がメンバーからの信頼をあげたいのであれば、
やりたい人がやればいいと思っています。

でも、こんな風にチャプター全体のことを考えられるメンバーが増えたら、
定例会はもっと活気のあるものになっていくと思います。

ぜひ代理を立てる際の参考にされてみてくださいね!

 

4 件のコメント

  • 齋木さん、おっしゃる通り同感です。どうしても代理を立てないといけない時も自分の欠席を防ぐためではなく、代理で来て頂く人やメンバーのためになるような環境を模索して代理を頼むようにしたいですね。いつも、ありがとうございます!

    • 廣瀬さん
      コメント嬉しいです(#^.^#)

      BNIに参加する目的は、
      ①メンバー間の信頼関係を構築すること
      ②その結果としてビジネスリファーラルを交し合うこと

      だとすると、
      万が一、欠席する場合は、
      自分の信頼をそこなわないように、
      (できれば欠席しながらも信頼を上げられるように)
      代理の立て方も含め、最大限の配慮をしたいですよね(^^)

  • 清水寺はお疲れ様でした。
    ありがとうございました。
    バイスやらしていただいてた、DEER チャプターの楠本です。
    代理出席には、以前から疑問だらけでした。
    別のメンバーの従業員を代理にする。
    その方が来てくださるので、何度も違うメンバーの代理も務めてくださる。代理の意味があるのかと、今期プレジやらせていただいて、それは駄目にしました。
    それは、私がおかしいですか?

    • 楠本さん
      先日は暖かいおもてなしをありがとうございました!
      3役の方からの歓迎の気持ちが伝わってきました!!
      おかげで安心してスピーチに集中することができました(^◇^)

      個人的な考えとしては
      代理出席の専門家はいらない
      (メンバーシップの価値を下げるため)と考えます

      アプリマチャプターでは、
      一度、Aさんの代理でいらした方は、Aさん以外のメンバーの
      代理は勤めることができないと言うルールを設けています
      (メンバーBさんの代理は不可)

      思うことはたくさんありますが(笑)
      あまり細かいルールを作ってもギスギスします

      そもそも信頼を上げたいのであれば、
      きちんと定時に来ること、そして、ただ来るのではなく
      参画することが大切なわけで、その人が損してるだけなのかなーなんて

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