ビジターのドタキャンをなくすためにできること

皆さんは、ビジターをお招きした際に
ドタキャンをされたことはありますか?

僕は昨年 35名のビジターをお誘いしました。
2名の方から前日に欠席の連絡を頂きましたが
当日の寝坊やドタキャンはなかったです。

僕が気をつけている具体的な工夫をシェアしますね!

■ ビジターのアテンド役との事前マッチング

ビジター招待が決まった方には、
以下のメールをお送りしています。


●●さん
事前にメンバーにシェアをしておきたいので
以下の情報をもらえますか??

①会社名、役職、お名前、HPアドレス:
②提供しているサービス内容や強み:
③つながれたら嬉しい業種(営業先、提携先、仕入れ先など):

いま、こんな業界に営業をかけているとか、
こんな仕入先が見つかったら嬉しいとかあれば教えてください
メンバーや、その先の人脈で紹介をできるかもしれません!!


 

ヒアリングした内容を元に、そのビジターに

・ギブをできそうなメンバー
・近い業種の人
・趣味や相性の合いそうな人

を当日のアテンド役として、事前にメッセンジャーなどで
マッチングをさせて頂きます。
(ビジターが1名の場合は自分がアテンドを行うこともあります)

※ビジターのアテンド役の役割については別の機会に!

ビジターからすると、自分とビジネスができそうな方
もしくは気が合いそうな方と事前に話をすることで
定例会への関心度が高くなります。その方に会ってみたい!と。
同時に知らないコミュニティに参加する不安も軽減されるのではと思います。

おもてなしをするメンバー側も同じですよね。
いきなり初めまして!よりも、会話は当然盛り上がりますし、
ビジネスマッチングも上手く行きやすくなります。
結果として、お互いの満足度が高くなる理想の状態に近づきます。

■独自のメンバーUSPリストをビジターへ送付

僕は事前にメンバーのUSPリストを送付しています。

全員分だと読んでもらえないので、
ビジターに相性が合いそうな方を僕がピックアップして。


●●さん
お越しいただくアプリマですが
特徴的な強みを持つプロフェッショナルが集まっています!

たとえば以下のようなメンバーがいます、ざっと目を通してください。
気になる方がいたら当日につなぎますので教えてくださいね(^^♪

・日本ラグビー代表チームのストレングスコーチも務める、「ボディメイクトレーナー」

・築地明石町の、接待向きの「お寿司屋さん」オーナー

・カメラ女子3,000名を束ね、瀬戸内や青森の地域振興を手掛ける「カメラガールズ」の代表

・マタニティフォトの撮影件数神奈川No1の「写真館」オーナー

・遺言相続のみに特化をして30年仕事をしている「行政書士」


 

そうすると、相手から

『この人と興味あるから話したい!』

『この人とあってみたい!』

という反応が返ってくることがあります。
お招きするビジターとしては、

『この人に会いたいからくる』

『〜を紹介してもらえるかもしれない』

という理由が発生するので、
ビジターが定例会に参加する目的が増えます。

目的意識をもってお越し頂くことができると、
定例会にも集中して参加をしてくれるので
紹介をメンバーへしてくれる可能性も高くなります。

反対に、お付き合いで来たビジターさんにときどきあるのが
定例会中スマホをずっと触っているとか、居眠りをしているなんてこと。
参加態度が悪い方がいると、周りのメンバーもビジターもテンションが下がりますよね。

『こなきゃいけない』

『つきあいだから』

という理由で参加するビジターよりも

『参加するのが待ち遠しい!』

『早くあの人に会いたい!』

なんて、ビジターの方がお互いに絶対良いはずです!!

■具体的な事例として

ぶっちゃけ、僕は相続関連のメンバーへの紹介はほとんど出せていません。
関心度の高いリファーラル提供は7年間で0件でした。
(他チャプターの方とのコラボ模索の紹介や、内部のセミナーとかを除く)

ビジター招待の際に、先述のUSP一覧をお送りしたところ、
ちょうど両親が相続の問題を抱えていらっしゃり
その方を紹介して欲しいと連絡をいただきました。
その後、相談が進んでいると聞いています。

もしかしたら、定例会場で初めて名刺交換をする形だったら
ビジターは言い出しづらく、
リファーラルにつながらなかった事案かもしれません。

■ビジターへいつメールを送るのか?

まず、ビジターのお誘いは2~4週間前からします。
ビジターを一度にお招きしすぎるとおもてなしが雑になるため
アプリマでは定員制をとっています。
そのため翌週の定例会にお誘いすることはあまりしません。

定例会を安売りしたくないと言う気持ちもあります。
人気ですぐに席が埋まってしまうのですが、どちらの日程が良いですか?
と、先の日時を2択で示します。(営業得意な方は、理由はお判りですね)

・2~4週間前 お誘い~参加決定
・1~2週間前 USPや、つながりたい業種のヒアリング
・3日~1週間前 メンバーUSPの送付
・前日 確認の連絡メール
・当日 準備してます!ウェルカムメッセージ!!

段階的に情報を伝えることでビジターの関心度があがってきます。
紹介してもらった顧客を訪問する際にも、
同じようなテクニックを使い、段階的に気持ちを盛り上げていきます。

社内では、『ときめきメモリアル営業』と呼んでいます(笑)

 

■ 当日の最重要ポイント

定例会自体は、7:00スタートなのですが、
僕は6:45に来てくださいといってお誘いをしています。

なぜなら、15分間のオープンネットワーキングに参加をしてもらうことが
ものすごく大事だと考えているからです。おもてなしをされた感がでますし、
メンバーとの親近感も少しづつできます。

見たことも話したこともない、知らない人の話を聞いているよりも、
さっき名刺交換をした人が司会進行をしていたり、
ウィークリープレゼンをしている方が、参加者にとっては面白いのです!

だからプレジデントに真っ先に紹介をするのです(^◇^)

7:00ギリギリに会場に到着して、名刺交換やメンバーとの会話もないまま、
バタバタしながら着席するよりも、
オープンネットワーキングでおもてなしをしてから定例会に参加頂く方が、満足度も高くなります。
それが結果的には入会率アップの要素になったりもします。

以上が、ビジター招待の際に工夫しているポイントです。

何か一つでも参考になれば、嬉しいです!

4 件のコメント

  • 齊木さん、素晴らしい情報を誠にありがとうございました!

    事前の準備とご案内、参加される前からのおもてなし、凄いです。

    大変勉強になりました\(^o^)/

    • 片平さん
      コメントありがとうございます!
      ちょっとした工夫でドタキャンも減るし、
      ビジターの参加意識も満足度も上がるんです(#^.^#)

      片平さんなりの、良いやり方を見つけてくださいね!!

      齊木

  • ビジターをお誘いする時の工夫、早速、今日のビジターさんにメッセージしてみました。

    きっちり段階を踏んで丁寧にお誘いする段取り、大切ですね。

    ありがとうございます‼︎

    • 下司さん
      先日のフォーラムではありがとうございます!
      さっそく取り入れて頂けて嬉しいです(#^.^#)

      入会するしない関係なくステキなビジターを
      たくさんお招きできると良いですね!

      そして入会に関係なく暖かくおもてなしをする!
      そうすることでチャプターを応援してくれる
      ファンがどんどん増えてきます!!

      齊木

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